04 Sep Beneficios y rentabilidad de los viajes de negocios
Los viajes corporativos no solo facilitan el crecimiento empresarial, sino que también ofrecen beneficios significativos en términos de rentabilidad. Al invertir en viajes de negocio, las empresas pueden mejorar la relación con clientes, cerrar acuerdos más efectivos y maximizar su retorno de inversión. ¿Qué son exactamente? ¿Son rentables? Te lo explicamos.
¿Qué es un viaje de negocios?
Un viaje de negocios es una vía ideal para una empresa a la hora de mantener el contacto con clientes, proveedores u otras sedes de la propia empresa. Es una herramienta cada vez más popular en todos los sectores, debido a sus grandes beneficios.
Este tipo de desplazamientos, también llamados viajes corporativos, permiten a las empresas establecer relaciones, cerrar contratos, asistir a eventos importantes o supervisar proyectos en diferentes ubicaciones.
¿Sabías que un 20% de todos los viajes son por trabajo? No es de extrañar que con el paso de los años el número de agencias de viajes o empresas de autobuses especializadas en viajes corporativos haya aumentado.
Finalidad y objetivos para un viaje de negocios
La finalidad de este tipo de viajes varía dependiendo de la industria, pero todas giran alrededor de un pilar fundamental: la desvirtualización de las relaciones.
En recientes estudios, el 80% de los entrevistados asegura haber aumentado la consideración y comprensión hacia sus compañeros gracias a estas prácticas. No es de extrañar, pues con la digitalización y la globalización, somos muchos los que hemos pasado a trabajar o solicitar servicios a empresas a cientos o miles de kilómetros de distancia.
Dicho esto, estos son los objetivos que una empresa puede tener al realizar un viaje de negocios:
- Negociación y cierre de acuerdos: Realizar reuniones clave para cerrar contratos o renegociar términos con clientes o proveedores.
- Exploración y expansión de mercados: Identificar oportunidades y establecer presencia en nuevos mercados o regiones.
- Participación en eventos y networking: Asistir a ferias, conferencias y realizar contactos estratégicos para fortalecer la red de la empresa.
- Fortalecimiento de relaciones con clientes: Visitar a clientes importantes para mantener y mejorar las relaciones comerciales.
- Supervisión y auditoría de proyectos: Inspeccionar y evaluar proyectos en curso, asegurando su progreso y cumplimiento de estándares.
- Capacitación y desarrollo profesional: Participar en programas de formación y actualización de habilidades para empleados o directivos.
- Presentación de nuevos productos o servicios: Introducir innovaciones y nuevas ofertas a clientes o socios estratégicos.
- Mejora de las relaciones internas: Aumento de confianza entre los empleados y fortalecimiento de los vínculos.
¿Son rentables los viajes de negocios?
No solo son rentables económicamente, como veremos a continuación, sino que también aportan un valor incuantificable en la cultura empresarial. Los viajes con componente social mejoran el compromiso y la permanencia de los empleados en la empresa.
Varios estudios sobre el valor de los viajes de negocios revela algunos datos clave sobre su rentabilidad económica:
En 2023, el 34% de los altos directivos atribuyeron un tercio del crecimiento de las ventas a los viajes de negocios, destacando su importancia en el cierre de acuerdos. Aproximadamente el 40% de los ejecutivos consideran que la falta de viajes podría afectar su capacidad para cerrar acuerdos, y el 95% cree que perderían clientes sin las reuniones presenciales. Estos encuentros cara a cara son particularmente efectivos, convirtiendo al 50% de los prospectos en clientes, en comparación con solo el 31% de las interacciones virtuales. Además, se conoce que las empresas con viajes de negocios frecuentes tienen un 24% más de probabilidades de mejorar la satisfacción del cliente.
La inversión en viajes de negocios también presenta un alto retorno: por cada euro invertido, se estima un retorno de aproximadamente 12 euros. Las empresas que reducen el presupuesto en viajes experimentan una disminución en ventas y beneficios a largo plazo, según Oxford Economics. Por otro lado, el 59% de los directivos afirman que aumentar el presupuesto en viajes mejora la rentabilidad, mientras que el 64% observa un incremento en los ingresos. Además, según TravelPerk, las ferias y eventos presenciales pueden generar hasta un 20% de la cartera de clientes, subrayando el valor estratégico de estos encuentros para el crecimiento empresarial.
Beneficios del autocar en un viaje de negocios
El autocar es una opción económica y eficiente para trasladar grupos de personas. Al planificar el itinerario y las recogidas, se evitan retrasos, gastos adicionales de alquiler y largas esperas en el aeropuerto.
Un servicio de alquiler de autocares permite transportar a todo el grupo de puerta a puerta, lo que facilita las relaciones personales y maximiza los beneficios de los viajes.
En VIP CAR, ubicada en Madrid, contamos con una amplia experiencia en desplazamientos corporativos. Nuestra flota incluye autocares de hasta 81 plazas, ideales para eventos de empresa y grandes viajes, así como microbuses para desplazamientos más pequeños.
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Mini-Guía para Organizar un Viaje de Negocios
LA PLANIFICACIÓN LO ES TODO
Para asegurar que un viaje corporativo sea rentable, es crucial contar con una buena organización. Un consejo útil es hacer un listado con todos los factores que influyen en el viaje e ir gestionando cada uno de ellos por separado. Considera los siguientes aspectos:
- Itinerario: Incluye todas las paradas y destinos, así como los horarios de cada uno.
- Medios de transporte: Reserva de microbús o autobús para viajes y desplazamientos, billetes de avión o tren.
- Alojamientos: Hoteles, hostales o cualquier tipo de alojamiento necesario.
- Documentación: Verifica que todo esté en regla; pasaportes, DNI, reservas, certificados, etc.
- Previsión de costes: Planifica el presupuesto del viaje y distribuye los costos en las diferentes áreas para evitar imprevistos.
- Comidas: Reserva de restaurantes, catering o alimentos.
POLÍTICAS DE VIAJES CLARAS
Las políticas de viaje corporativo establecen directrices para gestionar los desplazamientos de manera eficiente y coherente. Ayudan a los empleados a conocer los procedimientos y normas, como gastos máximos y plataformas recomendadas. Algunas áreas clave incluyen:
- Control de costos: Define los límites de gasto en transporte, alojamiento y dietas, y considera acuerdos con proveedores para obtener tarifas preferenciales.
- Seguridad del empleado: Establece protocolos claros para situaciones de emergencia y directrices sobre la elección de alojamientos seguros y transportes confiables.
- Cumplimiento y responsabilidad: Asegura que los viajes cumplan con regulaciones legales y éticas, incluyendo normativas fiscales, laborales y de sostenibilidad.
- Alineación con los objetivos de la empresa: Asegura que cada viaje tenga un propósito claro relacionado con los objetivos estratégicos de la organización.
- Facilidad en la planificación: Ofrece herramientas y plataformas específicas para la gestión de reservas y presentación de informes de gastos, facilitando la planificación y el control centralizado.
OPTIMIZACIÓN DE LOS VIAJES
Optimizar los viajes de negocios es fundamental para maximizar los beneficios y reducir costos. Una planificación y ejecución eficientes aumentan la productividad y el retorno de inversión de cada viaje.
Por ejemplo: Si hay que desplazar a varias personas, uno o varios días, alquilar un microbús o autobús será una alternativa ideal para ahorrar costes e inversión de tiempo. A su vez, todo el grupo llegará a la vez a cada una de las paradas lo que ahorrará quebraderos de cabeza.
De la misma manera, buscar alojamiento cercano a los puntos de destino es otra forma de optimizar el número de viajes. Hay quién le ayuda diseñar previamente un cronograma para saber en todo momento cuándo y dónde. ¿Se te ocurre de qué otras maneras podrías optimizar tu viaje de negocios?
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